Où se situent les vrais coûts
Le poste de coûts le plus important n’est pas le changement en lui-même, mais la période intermédiaire. Quelques exemples de coûts que l’on oublie facilement :
Les doubles frais d’abonnement. Si votre période de préavis et la période de démarrage auprès de votre nouveau secrétariat se chevauchent (parce que vous l’avez choisi vous-même), vous payez parfois temporairement deux parties en même temps. En principe, ces périodes ne se chevauchent jamais. Ce n’est pas possible selon l’ONSS. Ce qui peut donc se chevaucher, c’est la période pendant laquelle vous choisissez vous-même de les faire se chevaucher. Si vous voulez encore consulter des données, tirer des rapports, ... de votre ancien système et que vous ne voulez donc pas encore fermer les accès. Mais, d’un point de vue légal, la mission d’un secrétariat social pour un même numéro d’entreprise ne peut jamais être exécutée simultanément par deux secrétariats sociaux.
Les frais de démarrage ou frais de dossier chez le nouveau prestataire pour la mise en place de votre dossier du personnel, même si ceux-ci sont loin d’être toujours facturés séparément. Comme indiqué ci-dessus, ces coûts sont très souvent négociables. Plus vous vous rapprochez de l’échéance du 30/6, plus votre position de négociation en tant qu’entrepreneur est forte.
Les coûts liés au transfert des données historiques, comme le transfert de plusieurs années d’historique salarial pour des attestations ou des contrôles.
Les coûts internes , le temps que vous ou votre collaborateur RH consacrez à fournir et à contrôler les données pendant la transition, le temps perdu à se former et à utiliser de nouveaux outils, à répondre aux questions concernant les nouvelles fiches de paie, ... ne peut pas être exprimé en argent, mais pèse bel et bien.
Les amendes en cas de résiliation tardive. C’est également ce que l’on appelle une « indemnité de rupture », parce que vous souhaitez malgré tout quitter votre prestataire actuel plus tôt. Si vous manquez le délai de préavis ou le bon moment trimestriel, vous êtes souvent encore lié pendant 6 à 18 mois supplémentaires , avec les coûts correspondants pour cette période supplémentaire, ou donc la fameuse « indemnité de rupture ». Attention : si vous avez un contrat de 3 ans et que vous souhaitez déjà partir après 1 an, cette période peut être encore plus longue. Consultez donc certainement votre contrat à ce sujet.
Comment réduire ces coûts au minimum
Demandez explicitement à votre secrétariat actuel ainsi qu’à votre nouveau secrétariat un aperçu détaillé de tous les coûts pendant la période de transition, et pas seulement le tarif mensuel structurel par la suite. Demandez également si une réduction ou une facturation échelonnée est possible pendant les mois de démarrage.
Planifiez le changement bien à l’avance, afin que votre délai de préavis corresponde parfaitement au trimestre durant lequel votre nouveau secrétariat commence. Vous éviterez ainsi de payer inutilement deux parties pendant trop longtemps.
Ne comparez pas uniquement les coûts récurrents des secrétariats candidats, mais demandez expressément leurs frais de démarrage , ceux-ci varient bel et bien d’un prestataire à l’autre et sont rarement mentionnés de manière proactive.
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