Pourquoi le timing est déterminant
Dans la plupart des secrétariats sociaux, vous ne pouvez pas mettre fin à votre contrat à n’importe quel moment. Très souvent, un accord avec un secrétariat social débute pour une période minimale déterminée. Ainsi, pendant les 3 premières années de votre affiliation, vous êtes très souvent lié à la collaboration avec un secrétariat social spécifique. En outre, les contrats prévoient également des délais de préavis. Les contrats standards prévoient généralement un délai de préavis d’environ 6 mois, et le changement lui-même ne peut généralement avoir lieu qu’au début d’un trimestre civil : le 1er janvier, le 1er avril, le 1er juillet ou le 1er octobre. Si vous manquez cette échéance, votre date de départ est souvent reportée de 6 à 12 mois.
Dans la pratique, nous constatons que, pour des raisons pratiques, les contrats prévoient que le préavis doit être donné avant le 30/6. De cette manière, vos collaborateurs reçoivent une seule fiche fiscale pour toute l’année, les déclarations ONSS sont clôturées proprement sur une seule année, … À partir du 01/07, le délai de 6 mois commence à courir et vous pouvez rejoindre votre nouveau prestataire au 1er janvier de l’année suivante. Si vous manquez la date clé du 30/6, vous devrez très souvent envisager un changement au 1er janvier de l’année suivante, ou le paiement d’une indemnité de rupture de votre contrat en cours.
Vérifiez donc, comme première étape, votre contrat actuel : quelle est la durée exacte, quand devez-vous donner votre préavis, et de quelle manière (un courrier recommandé est presque toujours obligatoire) ?
En cinq étapes vers un nouveau secrétariat social
Analysez votre contrat actuel. Recherchez le délai de préavis et la prochaine date de fin possible. Remontez à partir d’aujourd’hui pour savoir pour quand vous devez résilier.
Comparez les alternatives bien à l’avance. Commencez cet exercice au moins 6 à 9 mois avant la date de changement souhaitée, afin de ne pas devoir choisir dans l’urgence.
Demandez des offres et négociez. Demandez explicitement quels sont les frais de démarrage chez le nouveau partenaire et ce qui est nécessaire pour transférer votre dossier du personnel.
Introduisez votre résiliation à temps et par écrit. Respectez scrupuleusement les exigences de forme prévues dans votre contrat , un e-mail informel ne suffit généralement pas. La plupart des secrétariats sociaux proposent des modèles de lettre de résiliation sur leur site web ; vous pouvez par exemple trouver celui d’Acerta ici : https://www.acerta.be/nl/werkgevers/opzegbrief-sociaal-secretariaat
Planifiez le transfert de votre dossier. L’historique salarial, les contrats de travail et les droits aux vacances doivent être transférés intégralement et correctement vers le nouveau prestataire. Cela reste bien entendu la responsabilité de l’employeur lui-même.
Ce qu’il ne faut surtout pas oublier
Un changement ne concerne pas seulement l’administration, mais aussi vos travailleurs : ils recevront éventuellement de nouvelles fiches de paie avec une mise en page différente, ils disposeront de nouveaux outils pour demander des congés, ils devront peut-être suivre de nouvelles procédures ou de nouveaux processus, … Veillez donc à ce que les paiements des salaires ne prennent pas de retard pendant le mois de transition. Demandez aussi expressément à votre nouveau secrétariat un planning de transition par écrit, afin que les deux parties sachent qui fournit quoi et quand.
Prévoyez également certains coûts pendant le changement lui-même , pensez aux doubles frais d’abonnement durant la période de transition ou aux frais de démarrage chez le nouveau partenaire.
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